Acquisti intracomunitari, VAT e validazione VIES

1. Identificazione di Install Beer

Azienda: Install Beer S.L.
NIF/CIF: B61005526
Partita IVA intracomunitaria: ESB61005526
Sede: Carrer de Joaquim Valls, 109, locale, 08042 Barcellona, Spagna
Telefono: +34 93 346 46 56
E-mail: info@installbeer.com
Sito web: installbeer.com

2. Oggetto e ambito di applicazione

La presente politica si applica ai clienti stabiliti o identificati ai fini IVA in altri Stati membri dell’Unione Europea che acquistino prodotti o contraggano servizi con Install Beer.

Può incidere su:

• Ordini effettuati nel negozio online.
• Ordini accettati tramite preventivo.
• Vendite di prodotti spediti in un altro Stato membro.
• Ritiri organizzati da clienti professionali.
• Prestazioni di servizi B2B.
• Installazioni e messe in servizio.
• Operazioni miste che includano beni e servizi.

• Vendite a consumatori di altri paesi dell’UE.

Il trattamento descritto in questa pagina non si applica automaticamente alle Isole Canarie, Ceuta, Melilla, Regno Unito, Svizzera, Andorra né ad altri paesi o territori esterni al territorio IVA dell’Unione Europea.

3. Riepilogo delle condizioni principali

Affinché una consegna di beni a un’azienda di un altro Stato membro possa essere fatturata senza IVA spagnola, devono essere soddisfatte congiuntamente le condizioni legali applicabili.

In linea generale, sarà necessario che:

• L’acquirente agisca come impresa, professionista o operatore autorizzato.
• Comunichi un numero VAT valido assegnato da un altro Stato membro.
• Il numero può essere verificato nel VIES o comprovato con un altro mezzo ufficiale.
• I dati dell’ordine e della fattura devono essere coerenti con l’operatore.
• I beni escano effettivamente dalla Spagna con destinazione a un altro Stato membro.
• Install Beer disponga di prove sufficienti del trasporto e della consegna.
• Non risulti applicabile una regola speciale che obblighi a tassare in modo diverso.

Se queste condizioni non sono soddisfatte, Install Beer applicherà l’IVA corrispondente all’operazione.

4. Che cos’è il numero VAT o NIF-IVA

Il numero di partita IVA è l’identificatore utilizzato ai fini dell’IVA da un’azienda, un professionista o un ente registrato per determinate operazioni all’interno dell’Unione europea.

Di solito è composto da un prefisso corrispondente al paese e da una serie di caratteri identificativi.

Ad esempio:

• Spagna: ES seguito dal corrispondente NIF.
• Francia: FR seguito dall’identificativo assegnato.
• Germania: DE seguito dall’identificativo assegnato.
• Italia: IT seguito dall’identificativo assegnato.

Un numero fiscale nazionale e un numero VAT valido per operazioni intracomunitarie non sono necessariamente equivalenti.

L’azienda acquirente è responsabile di confermare di essere correttamente registrata per le operazioni che svolge.

5. Che cos’è il VIES

Il VIES è il sistema europeo che consente di verificare se un numero di identificazione IVA risulta valido per operazioni intracomunitarie.

VIES funziona come un motore di ricerca collegato alle banche dati delle amministrazioni tributarie nazionali degli Stati membri.

Il risultato può indicare che il numero è valido, non valido o che la consultazione non è temporaneamente disponibile.

La consultazione deve essere effettuata inserendo lo Stato membro che ha emesso il numero e l’identificativo IVA corrispondente.

Quando il sistema lo consenta, si raccomanda di conservare il risultato e il numero di riferimento della consultazione.

La validità nel VIES è una condizione importante, ma non dimostra di per sé che un ordine concreto debba essere fatturato senza IVA spagnola. Devono inoltre essere soddisfatti i requisiti relativi all’identità dell’acquirente, al tipo di operazione, al trasporto effettivo e alla documentazione disponibile.

6. Requisiti per beni spediti in un altro Stato membro

Una vendita di prodotti può essere trattata come cessione intracomunitaria esente da IVA spagnola quando siano soddisfatti i requisiti di legge.

Tra questi si trovano normalmente:

1. Qualifica imprenditoriale dell’acquirente. L’acquirente deve agire come imprenditore, professionista o ente rientrante nel regime applicabile.
2. VAT di un altro Stato membro. L’acquirente deve comunicare un numero VAT valido assegnato da uno Stato membro diverso dalla Spagna.
3. Trasporto intracomunitario. I beni devono essere spediti o trasportati dalla Spagna verso un altro Stato membro.
4. Identità coerente. La ragione sociale, il VAT, la fatturazione, il pagamento e la consegna devono essere compatibili con l’operazione dichiarata.
5. Prova del trasporto. Install Beer deve poter dimostrare che i beni hanno lasciato la Spagna e sono arrivati o sono stati destinati a un altro Stato membro.
6. Adempimenti formali. Install Beer deve rispettare gli obblighi di fatturazione, registrazione e dichiarazione applicabili.

Se i prodotti rimangono in Spagna, vengono ritirati per essere utilizzati in Spagna o vengono consegnati a un indirizzo spagnolo, l’operazione non diventa intracomunitaria solo perché l’acquirente dispone di un VAT europeo.

7. Dati che il cliente deve fornire

Per richiedere la fatturazione intracomunitaria, il cliente dovrà fornire, prima di confermare o spedire l’ordine:

• Ragione sociale completa.
• Numero VAT con il prefisso del paese.
• Indirizzo fiscale associato all’azienda.
• Indirizzo completo di consegna.
• Paese di stabilimento.
• Nome e dati della persona di contatto.
• Indirizzo e‑mail e telefono.
• Informazioni sul trasporto quando viene organizzato dal cliente.
• Documentazione aggiuntiva in caso di discrepanza o quando sia necessaria per giustificare l’operazione.

Install Beer potrà richiedere:

• Certificato di registrazione fiscale.
• Conferma della titolarità del VAT.
• Ordine formale o documento d’acquisto.
• Prova della rappresentanza.
• Documentazione del vettore.
• Dichiarazione di ricezione o destinazione.
• Giustificativo del pagamento aziendale.

I dati devono essere forniti prima di emettere la fattura definitiva.

8. Procedura di validazione

Install Beer potrà verificare il numero VAT in diversi momenti:

• Al momento della creazione o dell’aggiornamento dell’account cliente.
• Durante il checkout.
• Prima di accettare un preventivo.
• Prima di preparare o spedire l’ordine.
• Prima di emettere la fattura definitiva.
• Quando vi siano indizi di variazione, errore o cessazione del numero.

La convalida di un ordine precedente non garantisce che il numero continui a essere valido per operazioni future.

Install Beer potrà conservare una prova della richiesta, includendo:

• Numero VAT consultato.
• Paese emittente.
• Data e ora della convalida.
• Risultato ottenuto.
• Numero o riferimento della pratica, quando disponibile.

L’ordine potrà rimanere in sospeso mentre viene effettuata la verifica.

9. VAT non valido o VIES non disponibile

Risultato non valido

Se VIES indica che il numero non è valido, Install Beer non applicherà automaticamente l’esenzione intracomunitaria.

Il risultato può essere dovuto, tra le altre ragioni, al fatto che:

• Il numero è stato inserito in modo errato.
• Manca o è errato il prefisso del paese.
• L’azienda non sia ancora registrata per operazioni intracomunitarie.
• L’attivazione sia recente e il sistema non sia stato ancora aggiornato.
• Il numero sia stato sospeso o disattivato.
• Sia stato comunicato un identificativo fiscale nazionale diverso dal VAT.

Il cliente dovrà contattare la propria amministrazione fiscale per verificare o regolarizzare la propria situazione.

VIES temporaneamente non disponibile

Se la verifica non può essere completata per un problema tecnico, Install Beer potrà:

• Ripetere la richiesta in un secondo momento.
• Richiedere documentazione ufficiale alternativa.
• Mantenere l’ordine in sospeso.
• Fatturare inizialmente con IVA.

Install Beer non è tenuta ad assumersi il rischio fiscale di un’esenzione che non possa verificare o documentare ragionevolmente.

10. Trasporto effettivo verso un altro Stato membro

Per una consegna intracomunitaria di beni non basta che l’acquirente sia stabilito in un altro paese. I prodotti devono uscire effettivamente dalla Spagna con destinazione un altro Stato membro.

Install Beer potrà conservare documentazione come:

• Documento di trasporto o bolla di consegna.
• Etichetta di trasporto.
• Numero di tracciamento.
• Documento CMR.
• Fattura del vettore.
• Giustificativo di consegna.
• Conferma del destinatario.
• Documentazione del pallet o del carico.
• Corrispondenza relativa al trasporto.
• Prova del pagamento del trasporto.

Il paese di consegna dovrà essere coerente con l’operazione e consentire di dimostrare che i beni sono stati trasportati in un altro Stato membro.

Un indirizzo di fatturazione estero combinato con una consegna in Spagna non soddisfa da solo questo requisito.

11. Ritiro da parte del cliente e operazioni Ex Works

Quando il cliente o il suo trasportista ritira la merce presso le strutture di Install Beer, la prova del trasporto intracomunitario può risultare più complessa.

Prima di autorizzare una fatturazione senza IVA spagnola, Install Beer potrà richiedere:

• Partita IVA valida dell’acquirente.
• Ordine emesso dall’azienda acquirente.
• Identificazione della persona o del trasportatore che effettua il ritiro.
• Targa o dati del veicolo.
• Documento CMR o lettera di vettura.
• Indirizzo di destinazione in un altro Stato membro.
• Dichiarazione scritta dell’acquirente sul trasporto.
• Conferma successiva di ricezione.
• Documenti commerciali o di trasporto aggiuntivi.

Install Beer potrà inizialmente fatturare con IVA spagnola o richiedere un importo equivalente a titolo di garanzia fino a ricevere una documentazione sufficiente sul trasporto.

Quando l’operazione sia correttamente comprovata e sia giuridicamente possibile, potrà essere emessa una nota di credito e rimborsata l’IVA corrispondente.

Una condizione logistica Ex Works disciplina principalmente la ripartizione degli obblighi di trasporto e del rischio, ma non elimina la necessità di comprovare fiscalmente l’uscita dei beni.

12. Indirizzo fiscale e indirizzo di consegna

L’indirizzo fiscale, il paese dell’IVA e l’indirizzo di consegna non devono sempre coincidere, ma qualsiasi differenza deve essere coerente, giustificabile e compatibile con le regole IVA.

Install Beer potrà esaminare manualmente gli ordini nei quali:

• Il VAT appartenga a un paese e la consegna sia effettuata in un altro.
• La fatturazione corrisponde a un’azienda e il pagamento a un terzo.
• L’ordine venga consegnato direttamente al cliente finale dell’acquirente.
• Intervengano diversi operatori o trasporti successivi.
• Sussista un’operazione triangolare o a catena.
• I beni vengono ritirati in Spagna.

Queste operazioni possono essere valide, ma richiedono di analizzare chi organizza il trasporto, dove i beni sono messi a disposizione e quale consegna può beneficiare del regime intracomunitario.

Install Beer potrà richiedere consulenza o documentazione aggiuntiva prima di confermare la modalità di fatturazione.

13. Prestazioni di servizi a imprese dell’UE

Le prestazioni di servizi non seguono necessariamente le stesse regole delle cessioni intracomunitarie di beni.

In molti servizi prestati da Install Beer a un’azienda stabilita in un altro Stato membro, la regola generale B2B può determinare che il servizio sia imponibile nel paese del cliente mediante inversione contabile del soggetto passivo.

In tal caso, la fattura potrà essere emessa senza IVA spagnola e indicare che il destinatario deve dichiarare l’imposta nel proprio paese.

Tuttavia esistono regole speciali per determinati servizi, tra cui:

• Servizi relativi a beni immobili.
• Installazioni effettuate fisicamente in un locale.
• Eventi, fiere o manifestazioni.
• Ristorazione e catering.
• Noleggi di determinati beni o mezzi di trasporto.
• Servizi prestati materialmente in un luogo specifico.
• Servizi combinati con una fornitura di beni.

Pertanto, la validità del VAT non determina di per sé l’IVA applicabile a un’installazione, riparazione, manutenzione o intervento tecnico.

14. Beni con installazione, montaggio o messa in servizio

Quando Install Beer fornisce un’attrezzatura e la installa o monta anche in un altro Stato membro, l’operazione può essere soggetta a regole speciali.

In base alle caratteristiche dell’operazione, può trattarsi di:

• Una cessione intracomunitaria di beni separata da un servizio.
• Un’unica consegna di beni con installazione.
• Una prestazione di servizi con materiali accessori.
• Un’operazione localizzata nel paese in cui viene installata l’attrezzatura.

In questi casi possono esistere obblighi fiscali nello Stato membro in cui viene effettuata l’installazione, come ad esempio:

• Applicazione dell’inversione contabile del soggetto passivo.
• Registrazione locale di Install Beer ai fini IVA.
• Fatturazione con l’IVA del paese di installazione.
• Presentazione di dichiarazioni fiscali locali.

Il preventivo indicherà il trattamento previsto quando sia stato determinato. Install Beer potrà rivedere o subordinare l’offerta fino a confermare gli obblighi fiscali dell’operazione.

15. Consumatori e clienti senza VAT valido

I consumatori privati non possono utilizzare un numero VAT aziendale per richiedere una fattura intracomunitaria esente.

L’esenzione non si applicherà automaticamente neppure quando:

• Il cliente non fornisce il VAT.
• Il VAT risulti non valido.
• Il numero non corrisponda all’acquirente.
• Il cliente non agisca come imprenditore nell’operazione.
• I beni non vengano trasportati in un altro Stato membro.
• Non esista prova sufficiente del trasporto.

In questi casi verrà applicata l’IVA corrispondente in base alla natura, alla destinazione e al regime fiscale dell’operazione.

16. Vendite a distanza all’interno dell’UE

Le vendite online a consumatori di altri Stati membri sono disciplinate dalle norme europee sulle vendite intracomunitarie a distanza.

Queste operazioni non sono cessioni B2B esenti tramite VIES. Di norma devono applicare l’IVA corrispondente secondo le regole del paese di consumo o il regime pertinente.

Install Beer potrà dichiarare l’IVA di queste vendite tramite il regime di sportello unico dell’Unione, quando applicabile.

Per questo motivo, la percentuale di IVA mostrata a un consumatore può variare in base a:

• Il Paese di consegna.

• Il mercato selezionato.

• La natura del prodotto.
• Le informazioni fiscali disponibili.

L’importo totale verrà mostrato prima di confermare l’ordine.

17. Irlanda del Nord e Regno Unito

Irlanda del Nord

Alcune operazioni con beni in Irlanda del Nord possono utilizzare numeri IVA con il prefisso XI e rientrare nel sistema europeo applicabile ai beni.

Il prefisso XI non si applica allo stesso modo alle prestazioni di servizi.

Install Beer verificherà il numero e il trattamento dell’operazione prima di accettare una fatturazione intracomunitaria.

Gran Bretagna

Le vendite di beni verso Inghilterra, Scozia e Galles sono generalmente trattate come esportazioni fuori dall’Unione Europea e non come cessioni intracomunitarie.

Un numero VAT con prefisso GB non costituisce un VAT intracomunitario validabile in VIES per una normale consegna di beni.

Possono esistere dazi doganali, IVA all’importazione, dazi e spese di sdoganamento a destino.

18. Territori con regime fiscale speciale

Alcuni territori collegati a Stati membri non fanno parte del territorio IVA comune dell’Unione Europea o applicano regole speciali.

Tra le destinazioni che richiedono una verifica specifica figurano:

• Canarie.
• Ceuta.
• Melilla.
• Territori d’oltremare.
• Alcune isole o zone escluse dal territorio IVA.

Queste operazioni non devono essere trattate automaticamente come vendite intracomunitarie ordinarie, anche se il cliente appartiene a uno Stato membro.

Possono richiedere documentazione doganale, fattura di esportazione, imposte locali, sdoganamento o condizioni di trasporto differenti.

19. Esportazioni fuori dall’Unione Europea

Le vendite a paesi o territori situati al di fuori dell’Unione Europea non vengono convalidate tramite VIES come cessioni intracomunitarie.

Un’esportazione può essere fatturata senza IVA spagnola quando siano soddisfatti i relativi requisiti, in particolare l’uscita effettiva della merce dal territorio corrispondente e la conservazione della documentazione doganale.

Possono intervenire:

• Numero EORI.
• Dichiarazione doganale di esportazione.
• Fattura commerciale.
• Classificazione doganale.
• Documenti di trasporto.
• Prova di uscita.
• Imposte e dazi nel Paese di destinazione.

Il cliente o destinatario sarà responsabile dell’importazione quando ciò risulti dal preventivo, dal contratto o dall’Incoterm concordato.

20. Prezzi, checkout e regolarizzazioni

Il negozio può mostrare inizialmente i prezzi comprensivi di IVA o calcolare le imposte durante il checkout in base all’indirizzo, al mercato e ai dati fiscali forniti.

L’inserimento di un VAT non garantisce che l’IVA venga eliminata automaticamente. L’ordine può essere soggetto a una validazione manuale.

Ordine inizialmente fatturato con IVA

Se il cliente ritiene che l’IVA sia stata applicata in modo errato, dovrà contattare Install Beer prima di utilizzare o modificare la documentazione.

Install Beer potrà riesaminare l’operazione e richiedere:

• VAT valido alla data corrispondente.
• Ragione sociale e indirizzo fiscale corretti.
• Prova del trasporto intracomunitario.
• Conferma di ricezione.
• Documentazione aggiuntiva necessaria.

Il rimborso dell’IVA non sarà automatico. Sarà effettuato solo quando la fattura possa essere corretta legalmente e l’operazione risulti sufficientemente comprovata.

Partita IVA fornita dopo l’acquisto

Fornire una partita IVA dopo che l’ordine è stato spedito o fatturato non comporta di per sé l’obbligo di rettificare l’operazione.

Install Beer valuterà se il numero era valido alla data dell’operazione, se corrisponde all’acquirente e se vengono soddisfatti gli altri requisiti.

21. Fattura e obblighi dell’acquirente

Quando sia applicabile la fatturazione intracomunitaria di beni, la fattura indicherà:

• A Install Beer in qualità di venditore.
• Il VAT ESB61005526.
• L’azienda acquirente.
• Il VAT convalidato dell’acquirente.
• I prodotti e le quantità.
• La base imponibile.
• Il riferimento fiscale applicabile all’esenzione.

Nelle prestazioni di servizi soggette a inversione contabile, la fattura riporterà la relativa dicitura quando previsto.

L’acquirente sarà responsabile di dichiarare l’acquisto, di autoassolversi o versare l’IVA e di adempiere agli obblighi richiesti nel proprio paese.

La fatturazione senza IVA spagnola non significa che l’operazione sia esente da imposizione. Di norma l’imposta viene dichiarata o versata nello Stato membro di destinazione secondo le relative regole.

22. Obblighi del cliente

Il cliente si impegna a:

• Fornire un proprio VAT, valido e corrispondente all’operazione.
• Agire in nome dell’azienda identificata.
• Comunicare i dati prima della spedizione e della fatturazione.
• Mantenere aggiornate le informazioni fiscali.
• Non utilizzare il VAT di un’altra azienda senza autorizzazione.
• Comunicare qualsiasi modifica, cancellazione o problema nella propria registrazione.
• Fornire la documentazione di trasporto quando la organizza.
• Confermare la ricezione quando necessario.
• Assolvere i propri obblighi fiscali nel paese di destinazione.

Il cliente risponderà dei danni causati da dati falsi, uso fraudolento di una partita IVA o documentazione alterata, fatto salvo quanto previsto dalle responsabilità legali applicabili.

23. Revisione, frode e rifiuto dell’operazione

Install Beer potrà sospendere l’applicazione dell’esenzione o richiedere informazioni aggiuntive quando sussistano circostanze quali:

• VAT non valido o non verificabile.
• Dati aziendali incoerenti.
• Pagamento effettuato da una persona o azienda diversa.
• Consegna in Spagna.
• Indirizzo di destinazione non collegato all’acquirente.
• Ritiro senza documentazione di trasporto sufficiente.
• Indizi di sostituzione di identità, frode o uso improprio.
• Operazioni triangolari o a catena non sufficientemente documentate.
• Prodotto o destinazione soggetti a restrizioni.

Install Beer potrà:

• Richiedere documentazione aggiuntiva.
• Fatturare con IVA.
• Mantenere temporaneamente l’ordine in sospeso.
• Rifiutare la modalità di ritiro richiesta.
• Annullare l’operazione e rimborsare gli importi ricevuti.

Queste misure saranno applicate in modo proporzionato per adempiere agli obblighi fiscali e prevenire operazioni fraudolente.

24. Protezione dei dati

Per convalidare l’IVA e gestire un’operazione intracomunitaria, Install Beer potrà trattare:

• Ragione sociale.
• Numero VAT.
• Indirizzi fiscale e di consegna.
• Dati di rappresentanti e contatti.
• Esito e riferimento della consultazione VIES.
• Documentazione fiscale e di trasporto.
• Fatture, ordini e giustificativi.

Il trattamento si basa sull’esecuzione del contratto, sulle misure precontrattuali, sull’adempimento di obblighi fiscali e sul legittimo interesse a prevenire le frodi e a documentare correttamente l’operazione.

Ulteriori informazioni sono disponibili nella Informativa sulla privacy e protezione dei dati .

25. Domande frequenti

Un VAT valido significa che acquisterò sempre senza IVA spagnola?

No. Occorre inoltre analizzare il tipo di operazione, il trasporto, la destinazione, la condizione dell’acquirente e la documentazione disponibile.

Cosa succede se i prodotti vengono consegnati in Spagna?

In linea generale, l’esenzione per una cessione intracomunitaria non si applicherà unicamente per il fatto di disporre di un VAT estero.

Posso ritirare l’ordine a Barcellona senza pagare l’IVA?

Solo quando Install Beer possa verificare e documentare in modo sufficiente che i beni saranno trasportati in un altro Stato membro e siano soddisfatti tutti i requisiti legali. Può essere inizialmente richiesto il pagamento dell’IVA.

Posso fornire la partita IVA dopo aver effettuato l’ordine?

Puoi fornirlo, ma la rettifica non è automatica. Install Beer verificherà se era valido alla data dell’operazione e se sono soddisfatti gli altri requisiti.

Cosa succede se VIES non funziona?

L’ordine potrà rimanere in sospeso, essere richiesta documentazione alternativa oppure essere inizialmente fatturato con IVA finché non sia possibile verificare la situazione.

Il numero fiscale nazionale è sufficiente?

Non sempre. Deve trattarsi di un numero abilitato per le operazioni intracomunitarie corrispondenti.

I servizi tecnici sono sempre fatturati senza IVA?

No. La tassazione dipende dal tipo di servizio, dal luogo in cui viene prestato, dallo stabilimento del cliente e dalle regole speciali applicabili.

Un’installazione in un altro paese è una vendita intracomunitaria ordinaria?

Non necessariamente. I beni con installazione o montaggio possono essere imponibili nel paese in cui vengono installati e richiedere un’analisi specifica.

Un consumatore può utilizzare VIES?

Non per ottenere una fattura B2B esente. Le vendite ai consumatori sono soggette alle regole sulle vendite a distanza e all’IVA applicabile.

VIES si applica al Regno Unito?

Non per la Gran Bretagna. Alcune operazioni con beni in Irlanda del Nord possono utilizzare il prefisso XI.

La fattura senza IVA significa che non si paga l’IVA?

No. Di norma l’impresa acquirente dovrà dichiarare l’acquisizione o l’inversione contabile dell’imposta nel proprio Stato membro.

Install Beer può rifiutare una vendita senza IVA?

Sì, quando non possa verificare o documentare ragionevolmente che i requisiti fiscali sono soddisfatti. In tal caso potrà fatturare con IVA o annullare l’operazione.

26. Contatto

Per convalidare una partita IVA o consultare un’operazione intracomunitaria:

Install Beer S.L.
Carrer de Joaquim Valls, 109, locale
08042 Barcellona, Spagna
Partita IVA: ESB61005526
Telefono: +34 93 346 46 56
E-mail: info@installbeer.com

Indichi la ragione sociale, il numero VAT, il paese, i prodotti, l’indirizzo di consegna e la modalità di trasporto prevista.

Per comunicare un’anomalia di fatturazione, richiedere la revisione dell’IVA applicata o presentare un reclamo formale, consultare: Assistenza clienti, reclami e contestazioni .

Questa pagina offre informazioni generali sulla procedura applicata da Install Beer e non costituisce consulenza fiscale individuale per il cliente. Ogni azienda deve verificare i propri obblighi nello Stato membro in cui è stabilita o effettua l’operazione.