Achats intracommunautaires, TVA et validation VIES

1. Identification d’Install Beer

Entreprise : Install Beer S.L.
NIF/CIF : B61005526
TVA intracommunautaire : ESB61005526
Adresse : Carrer de Joaquim Valls, 109, local, 08042 Barcelone, Espagne
Téléphone : +34 93 346 46 56
Courriel : info@installbeer.com
Site web : installbeer.com

2. Objet et champ d’application

Cette politique s’applique aux clients établis ou identifiés à des fins de TVA dans d’autres États membres de l’Union européenne qui achètent des produits ou souscrivent des services auprès d’Install Beer.

Cela peut affecter :

• Commandes passées dans la boutique en ligne.
• Commandes acceptées sur la base d’un devis.
• Ventes de produits expédiés vers un autre État membre.
• Enlèvements organisés par des clients professionnels.
• Prestations de services B2B.
• Installations et mises en service.
• Opérations mixtes incluant biens et services.

• Ventes à des consommateurs d’autres pays de l’UE.

Le traitement décrit sur cette page ne s’applique pas automatiquement aux Canaries, à Ceuta, Melilla, au Royaume-Uni, à la Suisse, à Andorre ni aux autres pays ou territoires situés en dehors du territoire TVA de l’Union européenne.

3. Résumé des principales conditions

Pour qu’une livraison de biens à une entreprise d’un autre État membre puisse être facturée sans TVA espagnole, les conditions légales applicables doivent être remplies conjointement.

De manière générale, il sera nécessaire que :

• L’acheteur agit en tant qu’entreprise, professionnel ou opérateur autorisé.
• Communiquez un numéro de TVA valide attribué par un autre État membre.
• Le numéro peut être vérifié dans le VIES ou justifié par un autre moyen officiel.
• Les données de la commande et de la facture doivent être cohérentes avec l’opérateur.
• Les biens quittent effectivement l’Espagne à destination d’un autre État membre.
• Install Beer dispose de preuves suffisantes du transport et de la livraison.
• Aucune règle spéciale imposant une autre forme de taxation ne s’applique.

Si ces conditions ne sont pas remplies, Install Beer appliquera la TVA correspondant à l’opération.

4. Qu’est‑ce que le numéro de TVA ou NIF‑TVA

Le numéro de TVA est l’identifiant utilisé à des fins de TVA par une entreprise, un professionnel ou une entité enregistrée pour certaines opérations au sein de l’Union européenne.

Il est normalement composé d’un préfixe correspondant au pays et d’une série de caractères d’identification.

Par exemple :

• Espagne : ES suivi du NIF correspondant.
• France : FR suivi de l’identifiant attribué.
• Allemagne : DE suivi de l’identifiant attribué.
• Italie : IT suivi de l’identifiant attribué.

Un numéro fiscal national et un numéro de TVA valable pour les opérations intracommunautaires ne sont pas nécessairement équivalents.

L’entreprise acheteuse est responsable de confirmer qu’elle est correctement enregistrée pour les opérations qu’elle réalise.

5. Qu’est‑ce que VIES ?

Le VIES est le système européen qui permet de vérifier si un numéro d’identification à la TVA est enregistré comme valide pour les opérations intracommunautaires.

VIES fonctionne comme un moteur de recherche connecté aux bases de données des administrations fiscales nationales des États membres.

Le résultat peut indiquer que le numéro est valide, invalide ou que la consultation n’est pas disponible temporairement.

La consultation doit être effectuée en indiquant l’État membre qui a émis le numéro et l’identifiant de TVA correspondant.

Lorsque le système le permet, nous recommandons de conserver le résultat et le numéro de référence de la consultation.

La validité dans le VIES est une condition importante, mais ne prouve pas à elle seule qu’une commande déterminée doive être facturée sans TVA espagnole. Il faut également que soient remplis les critères relatifs à l’identité de l’acheteur, au type d’opération, au transport effectif et à la documentation disponible.

6. Conditions applicables aux biens expédiés vers un autre État membre

Une vente de produits peut être traitée comme une livraison intracommunautaire exonérée de TVA espagnole lorsque les conditions légales sont remplies.

On y trouve généralement notamment :

1. Qualité d’entreprise de l’acquéreur. L’acheteur doit agir en tant qu’entrepreneur, professionnel ou entité relevant du régime applicable.
2. TVA d’un autre État membre. L’acheteur doit communiquer un numéro de TVA valide attribué par un État membre autre que l’Espagne.
3. Transport intracommunautaire. Les biens doivent être expédiés ou transportés depuis l’Espagne vers un autre État membre.
4. Identité cohérente. La raison sociale, la TVA, la facturation, le paiement et la livraison doivent être compatibles avec l’opération déclarée.
5. Preuve du transport. Install Beer doit pouvoir prouver que les biens ont quitté l’Espagne et sont arrivés ou ont été destinés à un autre État membre.
6. Respect des obligations formelles. Install Beer doit respecter les obligations de facturation, d’enregistrement et de déclaration applicables.

Si les produits restent en Espagne, sont retirés pour être utilisés en Espagne ou sont livrés à une adresse espagnole, l’opération ne devient pas intracommunautaire uniquement parce que l’acheteur dispose d’un numéro de TVA européen.

7. Données que le client doit fournir

Pour demander la facturation intracommunautaire, le client devra fournir, avant de confirmer ou d’expédier la commande :

• Dénomination sociale complète.
• Numéro de TVA avec le préfixe du pays.
• Adresse fiscale associée à l’entreprise.
• Adresse complète de livraison.
• Pays d’établissement.
• Nom et coordonnées de la personne de contact.
• Adresse électronique et téléphone.
• Informations de transport lorsque celui-ci est organisé par le client.
• Documentation supplémentaire en cas de divergence ou lorsque cela est nécessaire pour justifier l’opération.

Install Beer pourra demander :

• Certificat d’immatriculation fiscale.
• Confirmation de la titularité du numéro de TVA.
• Commande formelle ou document d’achat.
• Preuve de représentation.
• Documentation du transporteur.
• Déclaration de réception ou de destination.
• Justificatif du paiement professionnel.

Les données doivent être fournies avant l’émission de la facture définitive.

8. Procédure de validation

Install Beer pourra vérifier le numéro de TVA à différents moments :

• Lors de la création ou de la mise à jour du compte client.
• Pendant le checkout.
• Avant d’accepter un devis.
• Avant de préparer ou d’expédier la commande.
• Avant d’émettre la facture définitive.
• Lorsqu’il existe des indices de changement, d’erreur ou de désactivation du numéro.

La validation d’une commande antérieure ne garantit pas que le numéro reste valable pour des opérations futures.

Install Beer pourra conserver une preuve de la demande, y compris :

• Numéro de TVA consulté.
• Pays émetteur.
• Date et heure de la validation.
• Résultat obtenu.
• Numéro ou référence de la demande, lorsqu’il est disponible.

La commande pourra rester en attente pendant la vérification.

9. TVA invalide ou VIES non disponible

Résultat non valide

Si VIES indique que le numéro n’est pas valable, Install Beer n’appliquera pas automatiquement l’exonération intracommunautaire.

Le résultat peut être dû, entre autres, au fait que :

• Le numéro a été saisi de manière incorrecte.
• Le préfixe du pays manque ou est incorrect.
• L’entreprise n’est pas encore enregistrée pour les opérations intracommunautaires.
• L’inscription est récente et le système n’a pas encore été mis à jour.
• Le numéro a été suspendu ou désactivé.
• Un identifiant fiscal national différent du numéro de TVA a été communiqué.

Le client doit contacter son administration fiscale pour vérifier ou régulariser sa situation.

VIES temporairement indisponible

Si la vérification ne peut pas être complétée en raison d’un incident technique, Install Beer pourra :

• Répéter la demande ultérieurement.
• Demander une documentation officielle alternative.
• Maintenir la commande en attente.
• Facturer initialement avec TVA.

Install Beer n’est pas tenue d’assumer le risque fiscal d’une exonération qu’elle ne peut pas vérifier ou documenter raisonnablement.

10. Transport effectif vers un autre État membre

Pour une livraison intracommunautaire de biens, il ne suffit pas que l’acheteur soit établi dans un autre pays. Les produits doivent effectivement quitter l’Espagne à destination d’un autre État membre.

Install Beer pourra conserver des documents tels que :

• Bon de livraison ou document d’expédition.
• Étiquette de transport.
• Numéro de suivi.
• Document CMR.
• Facture du transporteur.
• Justificatif de livraison.
• Confirmation du destinataire.
• Documentation de la palette ou du chargement.
• Correspondance relative au transport.
• Justificatif du paiement du transport.

Le pays de livraison doit être cohérent avec l’opération et permettre de prouver que les biens ont été transportés vers un autre État membre.

Une adresse de facturation étrangère combinée à une livraison en Espagne ne suffit pas, à elle seule, à remplir cette condition.

11. Enlèvement par le client et opérations Ex Works

Lorsque le client ou son transporteur enlève la marchandise dans les locaux d’Install Beer, la preuve du transport intracommunautaire peut s’avérer plus complexe.

Avant d’autoriser une facturation sans TVA espagnole, Install Beer pourra exiger :

• Numéro de TVA valide de l’acquéreur.
• Commande émise par l’entreprise acheteuse.
• Identification de la personne ou du transporteur qui effectue l’enlèvement.
• Immatriculation ou données du véhicule.
• Lettre de voiture CMR ou document de transport.
• Adresse de destination dans un autre État membre.
• Déclaration écrite de l’acquéreur concernant le transport.
• Confirmation ultérieure de la réception.
• Documents commerciaux ou de transport supplémentaires.

Install Beer pourra facturer initialement avec la TVA espagnole ou demander un montant équivalent à titre de garantie jusqu’à la réception d’une documentation suffisante relative au transport.

Lorsque l’opération sera correctement justifiée et que cela sera légalement possible, une facture rectificative pourra être émise et la TVA correspondante remboursée.

Une condition logistique Ex Works régit principalement la répartition des obligations de transport et du risque, mais n’élimine pas la nécessité de prouver fiscalement la sortie des biens.

12. Adresse fiscale et adresse de livraison

L’adresse fiscale, le pays de la TVA et l’adresse de livraison ne doivent pas toujours coïncider, mais toute différence doit être cohérente, justifiable et compatible avec les règles de TVA.

Install Beer pourra examiner manuellement les commandes pour lesquelles :

• La TVA appartient à un pays et la livraison est effectuée dans un autre.
• La facturation correspond à une entreprise et le paiement à un tiers.
• La commande est livrée directement au client final de l’acheteur.
• Plusieurs opérateurs ou des transports successifs interviennent.
• Il existe une opération triangulaire ou en chaîne.
• Les biens sont retirés en Espagne.

Ces opérations peuvent être valables, mais il est nécessaire d’analyser qui organise le transport, où les biens sont mis à disposition et quelle livraison peut bénéficier du régime intracommunautaire.

Install Beer pourra demander un avis ou une documentation complémentaire avant de confirmer la méthode de facturation.

13. Prestations de services à des entreprises de l’UE

Les prestations de services ne suivent pas nécessairement les mêmes règles que les livraisons intracommunautaires de biens.

Dans de nombreux services fournis par Install Beer à une entreprise établie dans un autre État membre, la règle générale B2B peut prévoir que le service soit imposé dans le pays du client par autoliquidation de la TVA.

Dans ce cas, la facture pourra être émise sans TVA espagnole et indiquer que le destinataire doit déclarer la taxe dans son pays.

Il existe toutefois des règles particulières pour certains services, notamment :

• Services liés à des biens immobiliers.
• Installations réalisées physiquement dans un local.
• Événements, salons ou manifestations.
• Restauration et catering.
• Locations de certains biens ou moyens de transport.
• Services matériellement fournis en un lieu déterminé.
• Services combinés à une fourniture de biens.

Par conséquent, la validité du numéro de TVA ne détermine pas à elle seule la TVA applicable à une installation, une réparation, une maintenance ou un déplacement technique.

14. Biens avec installation, montage ou mise en service

Lorsque Install Beer fournit un équipement et l’installe ou le monte également dans un autre État membre, l’opération peut être soumise à des règles spéciales.

Selon les caractéristiques de l’opération, il peut s’agir de :

• Une livraison intracommunautaire de biens distincte d’un service.
• Une livraison unique de biens avec installation.
• Une prestation de services avec fourniture accessoire de matériels.
• Une opération localisée dans le pays où l’équipement est installé.

Dans ces cas, il peut exister des obligations fiscales dans l’État membre où l’installation est réalisée, telles que :

• Application du mécanisme d’autoliquidation de la TVA (reverse charge).
• Enregistrement local d’Install Beer aux fins de la TVA.
• Facturation avec la TVA du pays d’installation.
• Dépôt de déclarations locales.

Le devis indiquera le traitement prévu lorsqu’il aura été déterminé. Install Beer pourra réviser ou conditionner l’offre jusqu’à la confirmation des obligations fiscales de l’opération.

15. Consommateurs et clients sans TVA valide

Les consommateurs particuliers ne peuvent pas utiliser un numéro de TVA d’entreprise pour demander une facture intracommunautaire exonérée.

L’exonération ne s’appliquera pas automatiquement lorsque :

• Le client ne fournit pas de numéro de TVA.
• Le numéro de TVA est invalide.
• Le numéro ne correspond pas à l’acheteur.
• Le client n’agit pas en tant que professionnel dans l’opération.
• Les biens ne sont pas transportés vers un autre État membre.
• Il n’existe pas de preuve suffisante du transport.

Dans ces cas, la TVA correspondante sera appliquée en fonction de la nature, de la destination et du régime fiscal de l’opération.

16. Ventes à distance au sein de l’UE

Les ventes en ligne à des consommateurs d’autres États membres sont régies par les règles européennes relatives aux ventes intracommunautaires à distance.

Ces opérations ne constituent pas des livraisons B2B exonérées via le VIES. Elles doivent normalement facturer la TVA applicable conformément aux règles du pays de consommation ou au régime correspondant.

Install Beer pourra déclarer la TVA de ces ventes au moyen du régime de guichet unique de l’Union, lorsque celui-ci sera applicable.

Pour cette raison, le pourcentage de TVA affiché à un consommateur peut varier selon :

• Le pays de livraison.

• Le marché sélectionné.

• La nature du produit.
• Les informations fiscales disponibles.

Le montant total sera affiché avant de confirmer la commande.

17. Irlande du Nord et Royaume‑Uni

Irlande du Nord

Certaines opérations portant sur des biens en Irlande du Nord peuvent utiliser des numéros de TVA avec le préfixe XI et relever du régime européen applicable aux biens.

Le préfixe XI ne s’applique pas de la même manière aux prestations de services.

Install Beer vérifiera le numéro et le traitement de l’opération avant d’accepter une facturation intracommunautaire.

Grande-Bretagne

Les ventes de biens vers l’Angleterre, l’Écosse et le pays de Galles sont généralement traitées comme des exportations hors de l’Union européenne et non comme des livraisons intracommunautaires.

Un numéro de TVA avec le préfixe GB ne constitue pas une TVA intracommunautaire validable dans VIES pour une livraison ordinaire de biens.

Des droits de douane, une TVA à l’importation, des taxes et des frais de dédouanement peuvent exister à destination.

18. Territoires à régime fiscal spécial

Certains territoires rattachés à des États membres ne font pas partie du territoire commun de la TVA de l’Union européenne ou appliquent des règles spéciales.

Parmi les destinations nécessitant un examen spécifique figurent :

• Canaries.
• Ceuta.
• Melilla.
• Territoires d’outre-mer.
• Certaines îles ou zones exclues du territoire TVA.

Ces opérations ne doivent pas être traitées automatiquement comme des ventes intracommunautaires ordinaires, même si le client appartient à un État membre.

Ils peuvent nécessiter une documentation douanière, une facture d’exportation, des taxes locales, un dédouanement ou des conditions de transport différentes.

19. Exportations hors de l’Union européenne

Les ventes à des pays ou territoires situés en dehors de l’Union européenne ne sont pas validées via le VIES comme livraisons intracommunautaires.

Une exportation peut être facturée sans TVA espagnole lorsque ses propres conditions sont remplies, en particulier la sortie effective de la marchandise du territoire concerné et la conservation de la documentation douanière.

Peuvent intervenir :

• Numéro EORI.
• Déclaration en douane d’exportation.
• Facture commerciale.
• Classification tarifaire.
• Documents de transport.
• Preuve de sortie.
• Impôts et droits à destination.

Le client ou le destinataire sera responsable de l’importation lorsque cela résulte du devis, du contrat ou de l’Incoterm convenu.

20. Prix, passage en caisse et régularisations

La boutique peut afficher initialement des prix TVA incluse ou calculer les taxes lors du passage en caisse en fonction de l’adresse, du marché et des données fiscales fournies.

La saisie d’un numéro de TVA ne garantit pas la suppression automatique de la taxe. La commande peut être soumise à une validation manuelle.

Commande initialement facturée avec TVA

Si le client estime que la TVA a été appliquée de manière incorrecte, il devra contacter Install Beer avant d’utiliser ou de modifier la documentation.

Install Beer pourra examiner l’opération et demander :

• TVA valable à la date correspondante.
• Dénomination sociale et adresse fiscale correctes.
• Preuve du transport intracommunautaire.
• Accusé de réception.
• Documentation supplémentaire nécessaire.

Le remboursement de la TVA ne sera pas automatique. Il ne sera effectué que lorsqu’il sera légalement possible de rectifier la facture et que l’opération sera suffisamment justifiée.

TVA fournie après l’achat

Fournir un numéro de TVA après l’expédition ou la facturation de la commande n’implique pas à lui seul la rectification de l’opération.

Install Beer évaluera si le numéro était valide à la date de l’opération, s’il correspond à l’acheteur et si les autres conditions sont remplies.

21. Facture et obligations de l’acheteur

Lorsque la facturation intracommunautaire de biens est applicable, la facture indiquera :

• À Install Beer en tant que vendeur.
• La TVA ESB61005526.
• L’entreprise acheteuse.
• La TVA validée de l’acquéreur.
• Les produits et les quantités.
• La base imposable.
• La référence fiscale applicable à l’exonération.

Pour les prestations de services soumises à l’autoliquidation de la TVA par le preneur, la facture comportera la mention correspondante lorsque cela sera applicable.

L’acquéreur sera responsable de déclarer l’acquisition, d’auto‑liquider ou d’acquitter la TVA et de respecter les obligations en vigueur dans son pays.

Le fait de facturer sans TVA espagnole ne signifie pas que l’opération soit exonérée d’imposition. En règle générale, la taxe est déclarée ou acquittée dans l’État membre de destination conformément à ses règles.

22. Obligations du client

Le client s’engage à :

• Fournir un numéro de TVA propre, valide et correspondant à l’opération.
• Agir au nom de l’entreprise identifiée.
• Communiquer les données avant l’expédition et la facturation.
• Maintenir à jour les informations fiscales.
• Ne pas utiliser le numéro de TVA d’une autre entreprise sans autorisation.
• Communiquer toute modification, résiliation ou incident dans son enregistrement.
• Fournir la documentation de transport lorsqu’il l’organise.
• Confirmer la réception lorsque cela est nécessaire.
• S’acquitter de ses obligations fiscales dans le pays de destination.

Le client sera responsable des préjudices causés par des données fausses, l’utilisation frauduleuse d’un numéro de TVA ou une documentation falsifiée, sans préjudice des responsabilités légales correspondantes.

23. Vérification, fraude et rejet de l’opération

Install Beer pourra suspendre l’application de l’exonération ou demander des informations supplémentaires lorsqu’il existe des circonstances telles que :

• TVA invalide ou non vérifiable.
• Données d’entreprise incohérentes.
• Paiement effectué par une personne ou une entreprise différente.
• Livraison en Espagne.
• Adresse de destination sans lien avec l’acheteur.
• Enlèvement sans documentation de transport suffisante.
• Indices d’usurpation d’identité, de fraude ou d’utilisation abusive.
• Opérations triangulaires ou en chaîne insuffisamment documentées.
• Produit ou destination soumis à des restrictions.

Install Beer pourra :

• Demander une documentation supplémentaire.
• Facturer avec TVA.
• Maintenir temporairement la commande en attente.
• Refuser le mode de retrait demandé.
• Annuler l’opération et rembourser les sommes reçues.

Ces mesures seront appliquées de manière proportionnée afin de respecter les obligations fiscales et de prévenir les opérations frauduleuses.

24. Protection des données

Pour valider la TVA et gérer une opération intracommunautaire, Install Beer pourra traiter :

• Raison sociale.
• Numéro de TVA intracommunautaire.
• Adresses fiscale et de livraison.
• Données des représentants et contacts.
• Résultat et référence de la consultation VIES.
• Documentation fiscale et de transport.
• Factures, commandes et justificatifs.

Le traitement repose sur l’exécution du contrat, les mesures précontractuelles, le respect des obligations fiscales et l’intérêt légitime à prévenir la fraude et à documenter correctement l’opération.

Des informations complémentaires sont disponibles dans la Politique de confidentialité et de protection des données .

25. Foire aux questions

Un numéro de TVA valide signifie‑t‑il que j’achèterai toujours sans TVA espagnole ?

Non. Il faut également analyser le type d’opération, le transport, la destination, la qualité de l’acheteur et la documentation disponible.

Que se passe‑t‑il si les produits sont livrés en Espagne ?

De manière générale, l’exonération d’une livraison intracommunautaire ne s’appliquera pas uniquement du fait de disposer d’un numéro de TVA étranger.

Puis-je retirer la commande à Barcelone sans payer la TVA ?

Uniquement lorsque Install Beer peut vérifier et documenter de manière suffisante que les biens seront transportés vers un autre État membre et que toutes les exigences légales sont remplies. Le paiement de la TVA peut être exigé dans un premier temps.

Puis‑je fournir le numéro de TVA après avoir passé la commande ?

Vous pouvez le fournir, mais la rectification n’est pas automatique. Install Beer vérifiera s’il était valide à la date de l’opération et si les autres exigences sont remplies.

Que se passe-t-il si VIES ne fonctionne pas ?

La commande pourra rester en attente, il pourra être demandé une documentation alternative ou être facturée initialement avec TVA jusqu’à ce que la situation puisse être vérifiée.

Le numéro fiscal national est-il suffisant ?

Pas toujours. Il doit s’agir d’un numéro habilité pour les opérations intracommunautaires concernées.

Les services techniques sont‑ils toujours facturés sans TVA ?

Non. La fiscalité dépend du type de service, du lieu où il est fourni, de l’établissement du client et des règles spéciales applicables.

Une installation dans un autre pays constitue‑t‑elle une vente intracommunautaire ordinaire ?

Pas nécessairement. Les biens avec installation ou montage peuvent être imposés dans le pays où ils sont installés et nécessiter une analyse spécifique.

Un consommateur peut‑il utiliser VIES ?

Non, pour obtenir une facture B2B exonérée. Les ventes aux consommateurs sont soumises aux règles de vente à distance et à la TVA applicable.

Le VIES s’applique‑t‑il au Royaume‑Uni ?

Non, pas vers la Grande‑Bretagne. Certaines opérations portant sur des biens en Irlande du Nord peuvent utiliser le préfixe XI.

La facture sans TVA signifie‑t‑elle qu’aucune TVA n’est payée ?

Non. En règle générale, l’entreprise acquéreuse devra déclarer l’acquisition ou l’autoliquidation de la TVA dans son État membre.

Install Beer peut‑il refuser une vente sans TVA ?

Oui, lorsqu’il n’est pas possible de vérifier ou de documenter raisonnablement que les exigences fiscales sont remplies. Dans ce cas, il pourra facturer avec TVA ou annuler l’opération.

26. Contact

Pour valider un numéro de TVA ou consulter une opération intracommunautaire :

Install Beer S.L.
Carrer de Joaquim Valls, 109, local
08042 Barcelone, Espagne
TVA : ESB61005526
Téléphone : +34 93 346 46 56
Courriel : info@installbeer.com

Indiquez la raison sociale, le numéro de TVA, le pays, les produits, l’adresse de livraison et le mode de transport prévu.

Pour signaler un incident de facturation, demander la révision de la TVA appliquée ou déposer une réclamation formelle, veuillez consulter : Service client, plaintes et réclamations .

Cette page fournit des informations générales sur la procédure appliquée par Install Beer et ne constitue pas un conseil fiscal individuel pour le client. Chaque entreprise doit vérifier ses obligations dans l’État membre dans lequel elle est établie ou réalise l’opération.