Compras intracomunitarias, VAT y validación VIES

1. Identificación de Install Beer

Empresa: Install Beer S.L.
NIF/CIF: B61005526
VAT intracomunitario: ESB61005526
Domicilio: Carrer de Joaquim Valls, 109, local, 08042 Barcelona, España
Teléfono: +34 93 346 46 56
Correo electrónico: info@installbeer.com
Sitio web: installbeer.com

2. Objeto y ámbito de aplicación

Esta política se aplica a clientes establecidos o identificados a efectos del IVA en otros Estados miembros de la Unión Europea que compren productos o contraten servicios a Install Beer.

Puede afectar a:

• Pedidos realizados en la tienda online.
• Pedidos aceptados mediante presupuesto.
• Ventas de productos enviados a otro Estado miembro.
• Recogidas organizadas por clientes profesionales.
• Prestaciones de servicios B2B.
• Instalaciones y puestas en marcha.
• Operaciones mixtas que incluyan bienes y servicios.
• Ventas a consumidores de otros países de la UE.

El tratamiento descrito en esta página no se aplica automáticamente a Canarias, Ceuta, Melilla, Reino Unido, Suiza, Andorra ni otros países o territorios ajenos al territorio del IVA de la Unión Europea.

3. Resumen de las condiciones principales

Para que una entrega de bienes a una empresa de otro Estado miembro pueda facturarse sin IVA español, deberán cumplirse conjuntamente las condiciones legales aplicables.

Con carácter general, será necesario que:

• El comprador actúe como empresa, profesional u operador autorizado.
• Comunique un número VAT válido asignado por otro Estado miembro.
• El número pueda verificarse en VIES o acreditarse por otro medio oficial.
• Los datos del pedido y de la factura sean coherentes con el operador.
• Los bienes salgan efectivamente de España con destino a otro Estado miembro.
• Install Beer disponga de pruebas suficientes del transporte y entrega.
• No resulte aplicable una regla especial que obligue a tributar de otra forma.

Si no se cumplen estas condiciones, Install Beer aplicará el IVA que corresponda a la operación.

4. Qué es el número VAT o NIF-IVA

El número VAT es el identificador utilizado a efectos del IVA por una empresa, profesional o entidad registrada para determinadas operaciones dentro de la Unión Europea.

Normalmente está formado por un prefijo correspondiente al país y una serie de caracteres identificativos.

Por ejemplo:

• España: ES seguido del NIF correspondiente.
• Francia: FR seguido del identificador asignado.
• Alemania: DE seguido del identificador asignado.
• Italia: IT seguido del identificador asignado.

Un número fiscal nacional y un número VAT válido para operaciones intracomunitarias no son necesariamente equivalentes.

La empresa compradora es responsable de confirmar que se encuentra correctamente registrada para las operaciones que realiza.

5. Qué es VIES

VIES es el sistema europeo que permite consultar si un número de identificación a efectos del IVA consta como válido para operaciones intracomunitarias.

VIES funciona como un motor de consulta conectado a las bases de datos de las administraciones tributarias nacionales de los Estados miembros.

El resultado puede indicar que el número es válido, inválido o que la consulta no está disponible temporalmente.

La consulta debe realizarse introduciendo el Estado miembro que ha emitido el número y el identificador VAT correspondiente.

Cuando el sistema lo permita, recomendamos conservar el resultado y el número de referencia de la consulta.

La validez en VIES es una condición importante, pero no acredita por sí sola que un pedido concreto deba facturarse sin IVA español. También deben cumplirse los requisitos relativos a la identidad del comprador, el tipo de operación, el transporte efectivo y la documentación disponible.

6. Requisitos para bienes enviados a otro Estado miembro

Una venta de productos puede tratarse como entrega intracomunitaria exenta de IVA español cuando se cumplan los requisitos legales.

Entre ellos se encuentran normalmente:

1. Condición empresarial del adquirente. El comprador debe actuar como empresario, profesional o entidad comprendida en el régimen aplicable.
2. VAT de otro Estado miembro. El adquirente debe comunicar un número VAT válido asignado por un Estado miembro distinto de España.
3. Transporte intracomunitario. Los bienes deben expedirse o transportarse desde España hasta otro Estado miembro.
4. Identidad coherente. La razón social, VAT, facturación, pago y entrega deben ser compatibles con la operación declarada.
5. Prueba del transporte. Install Beer debe poder acreditar que los bienes abandonaron España y llegaron o fueron destinados a otro Estado miembro.
6. Cumplimiento formal. Install Beer debe cumplir las obligaciones de facturación, registro y declaración aplicables.

Si los productos permanecen en España, se recogen para ser utilizados en España o se entregan en una dirección española, la operación no se convierte en intracomunitaria únicamente porque el comprador disponga de un VAT europeo.

7. Datos que debe facilitar el cliente

Para solicitar la facturación intracomunitaria, el cliente deberá facilitar antes de confirmar o expedir el pedido:

• Razón social completa.
• Número VAT con el prefijo del país.
• Dirección fiscal asociada a la empresa.
• Dirección completa de entrega.
• País de establecimiento.
• Nombre y datos de la persona de contacto.
• Correo electrónico y teléfono.
• Información de transporte cuando lo organice el cliente.
• Documentación adicional cuando exista una discrepancia o resulte necesaria para justificar la operación.

Install Beer podrá solicitar:

• Certificado de registro fiscal.
• Confirmación de titularidad del VAT.
• Pedido formal o documento de compra.
• Prueba de representación.
• Documentación del transportista.
• Declaración de recepción o destino.
• Justificante del pago empresarial.

Los datos deben facilitarse antes de emitir la factura definitiva.

8. Procedimiento de validación

Install Beer podrá comprobar el número VAT en diferentes momentos:

• Al crear o actualizar la cuenta de cliente.
• Durante el checkout.
• Antes de aceptar un presupuesto.
• Antes de preparar o expedir el pedido.
• Antes de emitir la factura definitiva.
• Cuando existan indicios de cambio, error o baja del número.

La validación de un pedido anterior no garantiza que el número continúe siendo válido para operaciones futuras.

Install Beer podrá conservar una evidencia de la consulta, incluyendo:

• Número VAT consultado.
• País emisor.
• Fecha y hora de la validación.
• Resultado obtenido.
• Número o referencia de consulta cuando esté disponible.

El pedido podrá quedar pendiente mientras se realiza la comprobación.

9. VAT inválido o VIES no disponible

Resultado inválido

Si VIES indica que el número no es válido, Install Beer no aplicará automáticamente la exención intracomunitaria.

El resultado puede deberse, entre otras razones, a que:

• El número se haya introducido incorrectamente.
• Falte o sea incorrecto el prefijo del país.
• La empresa todavía no esté registrada para operaciones intracomunitarias.
• El alta sea reciente y no se haya actualizado el sistema.
• El número haya sido suspendido o dado de baja.
• Se haya comunicado un identificador fiscal nacional distinto del VAT.

El cliente deberá contactar con su administración tributaria para comprobar o regularizar su situación.

VIES no disponible temporalmente

Si la consulta no puede completarse por una incidencia técnica, Install Beer podrá:

• Repetir la consulta posteriormente.
• Solicitar documentación oficial alternativa.
• Mantener el pedido pendiente.
• Facturar inicialmente con IVA.

Install Beer no está obligada a asumir el riesgo fiscal de una exención que no pueda verificar o documentar razonablemente.

10. Transporte efectivo a otro Estado miembro

Para una entrega intracomunitaria de bienes no basta con que el comprador esté establecido en otro país. Los productos deben salir efectivamente de España con destino a otro Estado miembro.

Install Beer podrá conservar documentación como:

• Albarán o documento de expedición.
• Etiqueta de transporte.
• Número de seguimiento.
• Documento CMR.
• Factura del transportista.
• Justificante de entrega.
• Confirmación del destinatario.
• Documentación del palé o carga.
• Correspondencia relativa al transporte.
• Prueba del pago del transporte.

El país de entrega deberá ser coherente con la operación y permitir acreditar que los bienes fueron transportados a otro Estado miembro.

Una dirección de facturación extranjera combinada con una entrega en España no cumple por sí sola este requisito.

11. Recogida por el cliente y operaciones Ex Works

Cuando el cliente o su transportista recoja la mercancía en las instalaciones de Install Beer, la prueba del transporte intracomunitario puede resultar más compleja.

Antes de autorizar una facturación sin IVA español, Install Beer podrá exigir:

• VAT válido del adquirente.
• Pedido emitido por la empresa compradora.
• Identificación de la persona o transportista que recoge.
• Matrícula o datos del vehículo.
• Documento CMR o carta de porte.
• Dirección de destino en otro Estado miembro.
• Declaración escrita del adquirente sobre el transporte.
• Confirmación posterior de recepción.
• Documentos comerciales o de transporte adicionales.

Install Beer podrá facturar inicialmente con IVA español o solicitar un importe equivalente como garantía hasta recibir documentación suficiente del transporte.

Cuando se acredite correctamente la operación y sea legalmente posible, podrá emitirse una factura rectificativa y devolver el IVA correspondiente.

Una condición logística Ex Works regula principalmente el reparto de obligaciones de transporte y riesgo, pero no elimina la necesidad de acreditar fiscalmente la salida de los bienes.

12. Dirección fiscal y dirección de entrega

La dirección fiscal, el país del VAT y la dirección de entrega no tienen que coincidir siempre, pero cualquier diferencia debe ser coherente, justificable y compatible con las reglas del IVA.

Install Beer podrá revisar manualmente pedidos en los que:

• El VAT pertenezca a un país y la entrega se realice en otro.
• La facturación corresponda a una empresa y el pago a un tercero.
• El pedido se entregue directamente al cliente final del comprador.
• Intervengan varios operadores o transportes sucesivos.
• Exista una operación triangular o en cadena.
• Los bienes se recojan en España.

Estas operaciones pueden ser válidas, pero requieren analizar quién organiza el transporte, dónde se ponen a disposición los bienes y qué entrega puede beneficiarse del tratamiento intracomunitario.

Install Beer podrá solicitar asesoramiento o documentación adicional antes de confirmar la forma de facturación.

13. Prestaciones de servicios a empresas de la UE

Las prestaciones de servicios no siguen necesariamente las mismas reglas que las entregas intracomunitarias de bienes.

En muchos servicios prestados por Install Beer a una empresa establecida en otro Estado miembro, la regla general B2B puede determinar que el servicio tribute en el país del cliente mediante inversión del sujeto pasivo.

En ese caso, la factura podrá emitirse sin IVA español e indicar que el destinatario debe declarar el impuesto en su país.

Sin embargo, existen reglas especiales para determinados servicios, entre otros:

• Servicios relacionados con bienes inmuebles.
• Instalaciones realizadas físicamente en un local.
• Eventos, ferias o manifestaciones.
• Restauración y catering.
• Alquileres de determinados bienes o medios de transporte.
• Servicios prestados materialmente en un lugar concreto.
• Servicios combinados con un suministro de bienes.

Por ello, la validez del VAT no determina por sí sola el IVA aplicable a una instalación, reparación, mantenimiento o desplazamiento técnico.

14. Bienes con instalación, montaje o puesta en marcha

Cuando Install Beer suministra un equipo y también lo instala o monta en otro Estado miembro, la operación puede quedar sometida a reglas especiales.

Según las características de la operación, puede tratarse de:

• Una entrega intracomunitaria de bienes separada de un servicio.
• Una única entrega de bienes con instalación.
• Una prestación de servicios con materiales accesorios.
• Una operación localizada en el país donde se instala el equipo.

En estos casos pueden existir obligaciones fiscales en el Estado miembro donde se realiza la instalación, como:

• Aplicación de inversión del sujeto pasivo.
• Registro local de Install Beer a efectos del IVA.
• Facturación con el IVA del país de instalación.
• Presentación de declaraciones locales.

El presupuesto indicará el tratamiento previsto cuando se haya determinado. Install Beer podrá revisar o condicionar la oferta hasta confirmar las obligaciones fiscales de la operación.

15. Consumidores y clientes sin VAT válido

Los consumidores particulares no pueden utilizar un número VAT empresarial para solicitar una factura intracomunitaria exenta.

Tampoco se aplicará automáticamente la exención cuando:

• El cliente no facilite VAT.
• El VAT resulte inválido.
• El número no corresponda al comprador.
• El cliente no actúe como empresario en la operación.
• Los bienes no se transporten a otro Estado miembro.
• No exista prueba suficiente del transporte.

En estos casos se aplicará el IVA correspondiente según la naturaleza, destino y régimen fiscal de la operación.

16. Ventas a distancia dentro de la UE

Las ventas online a consumidores de otros Estados miembros se rigen por las normas europeas de ventas intracomunitarias a distancia.

Estas operaciones no son entregas B2B exentas por VIES. Normalmente deben repercutir el IVA aplicable conforme a las reglas del país de consumo o al régimen que corresponda.

Install Beer podrá declarar el IVA de estas ventas mediante el régimen de ventanilla única de la Unión, cuando resulte aplicable.

Por este motivo, el porcentaje de IVA mostrado a un consumidor puede cambiar según:

• El país de entrega.
• El mercado seleccionado.
• La naturaleza del producto.
• La información fiscal disponible.

El importe total se mostrará antes de confirmar el pedido.

17. Irlanda del Norte y Reino Unido

Irlanda del Norte

Determinadas operaciones con bienes en Irlanda del Norte pueden utilizar números VAT con el prefijo XI y quedar dentro del sistema europeo aplicable a bienes.

El prefijo XI no se aplica de la misma forma a las prestaciones de servicios.

Install Beer comprobará el número y el tratamiento de la operación antes de aceptar una facturación intracomunitaria.

Gran Bretaña

Las ventas de bienes a Inglaterra, Escocia y Gales se tratan generalmente como exportaciones fuera de la Unión Europea y no como entregas intracomunitarias.

Un número VAT con prefijo GB no constituye un VAT intracomunitario validable en VIES para una entrega ordinaria de bienes.

Pueden existir aduanas, IVA de importación, aranceles y gastos de despacho en destino.

18. Territorios con régimen fiscal especial

Algunos territorios vinculados a Estados miembros no forman parte del territorio común del IVA de la Unión Europea o aplican reglas especiales.

Entre los destinos que requieren revisión específica se encuentran:

• Canarias.
• Ceuta.
• Melilla.
• Territorios de ultramar.
• Determinadas islas o zonas excluidas del territorio IVA.

Estas operaciones no deben tratarse automáticamente como ventas intracomunitarias ordinarias, aunque el cliente pertenezca a un Estado miembro.

Pueden requerir documentación aduanera, factura de exportación, impuestos locales, despacho o condiciones de transporte diferentes.

19. Exportaciones fuera de la Unión Europea

Las ventas a países o territorios situados fuera de la Unión Europea no se validan mediante VIES como entregas intracomunitarias.

Una exportación puede facturarse sin IVA español cuando se cumplan sus propios requisitos, especialmente la salida efectiva de la mercancía del territorio correspondiente y la conservación de la documentación aduanera.

Pueden intervenir:

• Número EORI.
• Declaración aduanera de exportación.
• Factura comercial.
• Clasificación arancelaria.
• Documentos de transporte.
• Prueba de salida.
• Impuestos y aranceles en destino.

El cliente o destinatario será responsable de la importación cuando así resulte del presupuesto, contrato o Incoterm acordado.

20. Precios, checkout y regularizaciones

La tienda puede mostrar inicialmente precios con IVA o calcular los impuestos durante el checkout según la dirección, mercado y datos fiscales facilitados.

La introducción de un VAT no garantiza que el IVA se elimine automáticamente. El pedido puede quedar sujeto a validación manual.

Pedido inicialmente facturado con IVA

Si el cliente considera que se ha aplicado IVA incorrectamente, deberá contactar con Install Beer antes de utilizar o alterar la documentación.

Install Beer podrá revisar la operación y solicitar:

• VAT válido en la fecha correspondiente.
• Razón social y dirección fiscal correctas.
• Prueba del transporte intracomunitario.
• Confirmación de recepción.
• Documentación adicional necesaria.

La devolución del IVA no será automática. Solo se realizará cuando pueda corregirse legalmente la factura y quede suficientemente acreditada la operación.

VAT facilitado después de la compra

Facilitar un VAT después de que el pedido haya sido expedido o facturado no obliga por sí solo a rectificar la operación.

Install Beer valorará si el número era válido en la fecha de la operación, si corresponde al comprador y si se cumplen los demás requisitos.

21. Factura y obligaciones del adquirente

Cuando proceda la facturación intracomunitaria de bienes, la factura identificará:

• A Install Beer como vendedor.
• El VAT ESB61005526.
• La empresa compradora.
• El VAT validado del adquirente.
• Los productos y cantidades.
• La base imponible.
• La referencia fiscal aplicable a la exención.

En prestaciones de servicios sometidas a inversión del sujeto pasivo, la factura incorporará la mención correspondiente cuando proceda.

El adquirente será responsable de declarar la adquisición, autorrepercutir o liquidar el IVA y cumplir las obligaciones exigidas en su país.

La facturación sin IVA español no significa que la operación quede libre de tributación. Normalmente el impuesto se declara o liquida en el Estado miembro de destino conforme a sus reglas.

22. Obligaciones del cliente

El cliente se compromete a:

• Facilitar un VAT propio, válido y correspondiente a la operación.
• Actuar en nombre de la empresa identificada.
• Comunicar los datos antes de la expedición y facturación.
• Mantener actualizada la información fiscal.
• No utilizar el VAT de una empresa distinta sin autorización.
• Comunicar cualquier cambio, baja o incidencia en su registro.
• Facilitar documentación de transporte cuando lo organice.
• Confirmar la recepción cuando sea necesario.
• Cumplir sus obligaciones fiscales en el país de destino.

El cliente responderá de los perjuicios causados por datos falsos, utilización fraudulenta de un VAT o documentación manipulada, sin perjuicio de las responsabilidades legales que correspondan.

23. Revisión, fraude y rechazo de la operación

Install Beer podrá suspender la aplicación de la exención o solicitar información adicional cuando existan circunstancias como:

• VAT inválido o no verificable.
• Datos empresariales incoherentes.
• Pago realizado por una persona o empresa diferente.
• Entrega en España.
• Dirección de destino no relacionada con el adquirente.
• Recogida sin documentación de transporte suficiente.
• Indicios de suplantación, fraude o utilización indebida.
• Operaciones triangulares o en cadena no suficientemente documentadas.
• Producto o destino sujeto a restricciones.

Install Beer podrá:

• Solicitar documentación adicional.
• Facturar con IVA.
• Mantener temporalmente el pedido pendiente.
• Rechazar la modalidad de recogida solicitada.
• Cancelar la operación y reembolsar las cantidades recibidas.

Estas medidas se aplicarán de forma proporcionada para cumplir obligaciones fiscales y prevenir operaciones fraudulentas.

24. Protección de datos

Para validar el VAT y gestionar una operación intracomunitaria, Install Beer podrá tratar:

• Razón social.
• Número VAT.
• Direcciones fiscal y de entrega.
• Datos de representantes y contactos.
• Resultado y referencia de la consulta VIES.
• Documentación fiscal y de transporte.
• Facturas, pedidos y justificantes.

El tratamiento se basa en la ejecución del contrato, las medidas precontractuales, el cumplimiento de obligaciones fiscales y el interés legítimo en prevenir fraude y documentar correctamente la operación.

Puede consultarse información adicional en la Política de privacidad y protección de datos .

25. Preguntas frecuentes

¿Un VAT válido significa que siempre compraré sin IVA español?

No. También debe analizarse el tipo de operación, el transporte, el destino, la condición del comprador y la documentación disponible.

¿Qué ocurre si los productos se entregan en España?

Con carácter general, no se aplicará la exención de una entrega intracomunitaria únicamente por disponer de un VAT extranjero.

¿Puedo recoger el pedido en Barcelona sin pagar IVA?

Solo cuando Install Beer pueda verificar y documentar suficientemente que los bienes serán transportados a otro Estado miembro y se cumplan todos los requisitos legales. Puede exigirse inicialmente el pago del IVA.

¿Puedo facilitar el VAT después de realizar el pedido?

Puede facilitarlo, pero la rectificación no es automática. Install Beer revisará si era válido en la fecha de la operación y si se cumplen los demás requisitos.

¿Qué ocurre si VIES no funciona?

El pedido podrá quedar pendiente, solicitarse documentación alternativa o facturarse inicialmente con IVA hasta que pueda verificarse la situación.

¿El número fiscal nacional es suficiente?

No siempre. Debe tratarse de un número habilitado para las operaciones intracomunitarias correspondientes.

¿Los servicios técnicos se facturan siempre sin IVA?

No. La tributación depende del tipo de servicio, del lugar donde se presta, del establecimiento del cliente y de las reglas especiales aplicables.

¿Una instalación en otro país es una venta intracomunitaria ordinaria?

No necesariamente. Los bienes con instalación o montaje pueden tributar en el país donde se instalan y requerir un análisis específico.

¿Un consumidor puede utilizar VIES?

No para obtener una factura B2B exenta. Las ventas a consumidores se someten a las reglas de ventas a distancia y al IVA aplicable.

¿Se aplica VIES a Reino Unido?

No a Gran Bretaña. Determinadas operaciones con bienes en Irlanda del Norte pueden utilizar el prefijo XI.

¿La factura sin IVA significa que no se paga IVA?

No. Habitualmente la empresa adquirente deberá declarar la adquisición o la inversión del sujeto pasivo en su Estado miembro.

¿Puede Install Beer rechazar una venta sin IVA?

Sí, cuando no pueda verificar o documentar razonablemente que se cumplen los requisitos fiscales. En ese caso podrá facturar con IVA o cancelar la operación.

26. Contacto

Para validar un VAT o consultar una operación intracomunitaria:

Install Beer S.L.
Carrer de Joaquim Valls, 109, local
08042 Barcelona, España
VAT: ESB61005526
Teléfono: +34 93 346 46 56
Correo electrónico: info@installbeer.com

Indique la razón social, número VAT, país, productos, dirección de entrega y forma prevista de transporte.

Para comunicar una incidencia de facturación, solicitar la revisión del IVA aplicado o presentar una reclamación formal, consulte: Atención al cliente, quejas y reclamaciones .

Esta página ofrece información general sobre el procedimiento aplicado por Install Beer y no constituye asesoramiento fiscal individual para el cliente. Cada empresa debe consultar sus obligaciones en el Estado miembro en el que esté establecida o realice la operación.